Sebelumnya saya pernah berpikir, apakah kita bisa Mengelola Tumpukan Berkas yang tidak bisa tertata dengan rapi? Karena saya sempat kebingungan mencari secarik kertas berisikan data yang saya butuhkan. Seraya menoleh ke arah kanan dan kiri, yup saya menemukan jawabannya! Arsip! Tumpukkan kertas ini harus segera diarsipkan dan disusun rapi sesuai dengan spesifikasinya masing-masing.
Pada 2012 lalu, saya bekerja di salah satu perusahaan yang berhubungan dengan laboratorium pengujian. Sebelum suatu produk di uji, harus di data terlebih dulu. Dari 1 sampel saja membutuhkan 5 lembar kertas, yaitu untuk menuliskan 5 uji yang harus dilakukan pada sampel tersebut. Untuk 1 produk yang diuji, didatangkan dari 33 provinsi di Indonesia, dan dari masing-masing provinsi bisa menyumbang lebih dari 50 produk yang sama. Jadi jika dibayangkan, 1 produk saja akan menghabiskan kertas sebanyak 8,250 lembar. Eitsss itu baru 1 produk lho, bagaimana dengan produk lainnya? Hemm yang pasti tempat yang saya duduki saat itu bagaikan lautan berisi kertas yang berhamburan.
Padahal arsip demikian penting agar setiap hal yang didokumentasikan dapat dilacak kembali dan berdasarkan arsip yang ada, kita bisa mengambil keputusan yang tepat dan cepat. Karena itu, arsip perlu ditata dan dikelola dengan baik. Setiap berkas harus dipilih dan dipisahkan sesuai dengan spesifikasinya masing-masing. Kemudian berkas-berkas tersebut akan didata dengan baik dan dirapikan peletakannya. Nantinya hal itu tentu akan memudahkan kita untuk mencari berkas yang kita inginkan.
Teknologi DIgitalisasi Arsip
Selain penataan secara manual, sekarang juga untuk Mengelola Tumpukan Berkas sudah berkembang menggunakan teknologi digitalisasi arsip. Digitalisasi arsip adalah proses pengubahan berkas yang tadinya merupakan lembaran atau tumpukkan kertas, kemudian diubah wujudnya menjadi digital. Cara penggunaannya mudah. Nantinya arsip yang sudah di digitalisasi dapat kita cari dengan hanya menggunakan 1 perangkat komputer atau laptop.
Digitalisasi arsip akan memudahkan kita untuk mencari dokumen yang kita inginkan. Misalnya saja kita akan mencari berkas tentang judul A, dengan mudahnya kita hanya cukup membuka file digital yang tersimpan, dan mencari berkas dengan judul A, dan akhirnya ketemu.
Proses digitalisasi sangatlah mudah, hanya dengan men-scan satu-persatu arsip yang ada ke dalam mesin scanner, dan menyimpannya pada folder-folder tertentu dengan nama untuk masing-masing spesifikasi. Iya, terlihat mudah, jika arsip yang kita miliki hanya di bawah 100 lembar. Lalu bagaimana jika arsipnya ada segudang penuh? Hehehe saya tidak yakin bisa melakukannya sendirian, dan pastinya saya membutuhkan bantuan pihak lain untuk merapikannya.
Saat arsip yang saya kelola sudah di digitalisasikan, saya dapat dengan mudah menemukan berkas yang diminta hanya dalam hitungan menit. Mudah bukan?
