Pada zaman Digitalisasi Arsip seperti sekarang pastinya setiap organisasi memiliki banyak dokumentasi yang tentunya sangat berharga, pada zamannya. Ya, itulah yang terpikir oleh orang-orang pada umumnya. Padahal dokumentasi ini pun akan dibutuhkan di beberapa periode berikutnya, dan bukan hanya pada zamannya saja. Dengan begitu banyak organisasi yang abai dalam penyimpanan dokumentasi yang sebenarnya sangat penting.
Dalam sebuah organisasi tentu kepengurusannya sering berubah seraya berakhirnya periode yang berlangsung. Ya, pengalaman ini cukup membuat saya kesulitan, terutama perihal arsip-arsip terdahulu yang kondisinya sudah usang, dan saya harus mencari suatu berkas untuk digunakan kembali.
Pada beberapa peristiwa, kita akan membutuhkan data sebelumnya yang pernah ada, dan akan menjadi PR (pekerjaan rumah) terbesar jika data tersebut sulit ditemukan. Sulitnya ini bisa dari bermacam alasan, misalnya tertumpuk tidak teratur, hilang, lapuk, rusak karena banjir, terbakar, atau dimakan rayap.
Hal ini sempat membuat saya mengutuki perkerjaan saya. Mengapa? Sebab selain harus berurusan dengan kertas lama yang tidak pernah saya ketahui bentuk dan isinya, saya juga harus berurusan dengan debu, kecoa, atau bahkan tikus yang ada di dalam gudang. Sehingga saya memilih untuk mendigitalisasi berkas-berkas arsip yang saya temukan.
Mengapa digitalisasi?
Dengan digitalisasi tentu akan memudahkan saya untuk kembali mencari berkas yang saya butuhkan, dan hal ini akan memudahkan saya. Saya tidak perlu lagi berurusan dengan debu, kecoa, tikus, rayap, kertas usang, hawa pengap, atau khawatir arsip akan terbakar atau hanyut terbawa banjir.
Dengan di digitalisasi juga akan memudahkan saya dalam pencarian berkas. Misalnya saja saya dapat menemukan berkas yang saya cari hanya dengan mengetik judul atau nomor berkas tersebut. Dan waktu pencarian pun tidak akan lama jika dibandingkan dengan mencari dengan manual. Suatu kemudahan yang sangat membantu bukan?
Dengan adanya arsip digital juga memudahkan saya untuk membagi atau mengirimkan suatu berkas kepada rekan kerja lainnya tanpa memakan waktu perjalanan. Cukup dengan membuka file penyimpanan, dan mengirimkannya saja melalui email.
Dengan adanya Digitalisasi Arsip juga membuat saya fleksibel untuk waktu pencarian. Jika waktu untuk mencari berkas tidak bisa digunakan saat di kantor, saya bisa melanjutkan pencarian ketika sudah ada di rumah. Hemmm, suatu kemudahan besar yang sangat berguna bagi saya, karena saya dapat mencarinya kapanpun dan dimanapun. Apalagi dalam masa pandemi covid-19 seperti ini. Dimana sebagian besar karyawan bekerja dari rumah. Hal ini jadi tidak mengharuskan saya datang ke kantor hanya untuk mencari berkas.
