Mitos Seputar Digitalisasi Dokumen pada perkembangan teknologi menjadikan banyak aspek kehidupan manusia bertransformasi. Yang mulanya manual, kini serba digital atau otomatis. Di ranah pengelolaan dokumen, transformasi serupa juga terjadi. Yang paling nyata, kertas dan gudang yang dulunya menjadi elemen penting dari pengelolaan dokumen kini mulai ditinggalkan sedikit demi sedikit.
Kertas meskipun hingga saat ini masih digunakan sebagai medium pencetakan dokumen, posisinya tidak lagi terlalu penting karena sudah tergantikan dengan berkas elektronik (file). Gudang pun demikian, posisinya sebagai tempat penyimpanan dokumen mulai tergantikan dengan medium penyimpanan elektronik seperti hard disk atau server.
Seiring dengan perkembangannya yang begitu pesat, digitalisasi atau otomatisasi dokumen juga ‘diselimuti’ sejumlah mitos. Mitos-mitos tersebut seringkali dijadikan alibi bagi sebagian pelaku bisnis untuk enggan bertransformasi dari pengelolaan dokumen konvensional menjadi digital.
Mitos DIGITALISASI Dokumen
Disarikan dari sebuah artikel berjudul “5 Myths About Document Automation and Electronic Forms” yang tayang di https://community.aiim.org, berikut ini mitos-mitos terkait digitalisasi atau otomatisasi dokumen.
1. Digitalisasi Sama Dengan Memindai (Scanning)
Mitos ini berangkat dari pemahaman sempit bahwa digitaliasi itu analog dengan kegiatan memindai dokumen. Muncul kesan, seolah-olah implementasi dari digitalisasi adalah sebatas memindai berlembar-lembar dokumen tertulis menjadi berkas digital.
Dalam konteks ini, yang terjadi adalah kesalahan fokus. Ketika menerapkan digitalisasi, sebagian pelaku usaha terlalu mencurahkan segala sumber daya termasuk alokasi waktu dan biaya untuk melakukan pemindaian. Yang semestinya menjadi fokus utama yakni menciptakan sistem pengelolaan dokumen yang efektif dan efisien justru terabaikan.
Apalah artinya ribuan lembar dokumen tertulis berhasil di-scan, tetapi kemudian hasilnya tidak dikategorisasikan dengan rapih berdasarkan kriteria-kriteria tertentu. Jika ini terjadi, maka ribuan lembar dokumen yang telah di-scan tersebut hanya akan menjadi ‘hutan belantara’ file di hard disk atau storage yang sulit untuk ditemukan dan digunakan kembali.
2. Digitalisasi Merupakan Hal Yang Rumit Dan Mahal
Mitos yang satu ini sebenarnya selintas ada benarnya. Sebagai bagian dari kemajuan teknologi, digitalisasi memang memiliki tingkat kerumitan tersendiri jika dibandingkan metode konvensional. Namun, rumit bukan berarti mustahil.
Secanggih apapun teknologi digitalisasi yang berkembang saat ini tetap bisa dipelajari. Caranya beragam, mulai dari mengadakan pelatihan internal atau mendedikasikan sumber daya manusia untuk mengikuti pendidikan/pelatihan terkait digitalisasi dokumen yang diselenggarakan oleh institusi terkait.
Lalu, soal biaya, teknologi canggih tentunya memiliki “harga” tertentu yang dari segi kuantitas mungkin dianggap relatif mahal. Namun, biaya yang dikeluarkan untuk digitalisasi dokumen seyogianya dipahami sebagai sebuah investasi bukan sebagai pengeluaran semata. Bayangkan, manfaat besar yang diperoleh jika dokumen perusahaan dikelola secara digital.
3. Dokumen Harus Tanda Tangan Secara Langsung
Mitos yang satu ini adalah penyangkalan terhadap validitas tanda tangan elektronik. Ironis, faktanya masih ada sebagian orang yang berpendapat bahwa dokumen, entah itu bentuk fisik maupun elektronik, dianggap sah hanya jika ditandatangani secara langsung oleh pihak yang berwenang.
Faktanya, tanda tangan elektronik sudah diakui validitasnya secara hukum di banyak negara di dunia. Di Indonesia, validitas tanda tangan elektronik secara hukum diatur dalam UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik yang telah diamendemen oleh UU Nomor 19 Tahun 2016.
Kemudian, lebih ditegaskan lagi oleh PP Nomor 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. Berdasarkan UU dan PP tersebut, intinya validitas tanda tangan elektronik dianggap setara dengan tanda tangan secara fisik.
4. Manfaat Digitalisasi Dokumen Hanya Untuk Ruang Internal
Banyak kalangan mengakui bahwa digitalisasi dokumen adalah sebuah sistem canggih yang dapat mengubah dunia pengelolaan dokumen menjadi lebih baik. Namun bagi mereka manfaat digitalisasi dokumen sebatas hanya untuk kalangan internal.
Padahal, digitalisasi dokumen juga bermanfaat untuk kalangan eksternal, atau lebih spesifik yakni konsumen atau pelanggan. Dengan digitalisasi dokumen, pelayanan pelanggan akan berjalan jauh lebih cepat dan praktis. Digitalisasi dokumen mampu memangkas birokrasi yang berbelit-belit yang pastinya tidak disukai oleh pelanggan.
5. Digitalisasi Dokumen Membutuhkan Alat Khusus Dan Canggih
Harus diakui, ‘canggih” merupakan kata kunci dalam ranah digitalisasi dokumen. Tanpa kata ini, digitalisasi dokumen menjadi hal yang biasa saja sehingga kurang menarik bagi pelaku bisnis yang ingin menata ulang dokumen mereka.
Namun, canggih jangan melulu dibayangkan berarti peralatan super seperti dalam film-film science fiction di layar kaca. Digitalisasi dokumen tetap dapat diterapkan dengan standar minimum misalnya cukup dengan komputer serta jaringan internet. Dengan infrastruktur teknologi informasi yang ada saat ini, termasuk di Indonesia, digitalisasi dokumen mudah diwujudkan tanpa peralatan super canggih.
Yang terpenting adalah kata canggih jangan dipandang sebagai beban berat sehingga menghalangi perusahaan untuk bertransformasi ke dunia digital. Menuju digitalisasi tetap harus mempertimbangkan kemampuan dan sumber daya perusahaan. Jangan sampai perusahaan bangkrut hanya demi digitalisasi karena salah perhitungan.
Sekali lagi! Jangan percaya pada mitos seputar digitalisasi dokumen. Lebih baik percaya kepada institusi yang kredibel dan kompeten dalam pengelolaan dokumen, KSI Solusi Arsip. Tidak hanya digitalisasi, KSI Solusi Arsip juga melayani Pembenahan Arsip, Penyediaan Kotak Arsip, Alih Wujud Arsip, dan Pelatihan Manajemen Arsip.
