Cloud Storage merupakan salah satu penyimpanan data secara digital dengan teknologi yang telah merevolusi ranah pengelolaan dokumen atau data secara masif. Salah satu revolusi tersebut berkaitan dengan metode penyimpanan dokumen. Kini berkat teknologi, menyimpan dokumen menjadi jauh lebih mudah dan praktis. Medium penyimpanan dokumen pun semakin canggih dan variatif.
Untuk menyimpan dokumen dalam jumlah tertentu, misalnya, kita tidak perlu lagi membeli map atau box. Cukup dengan alat berukuran mini bernama Universal Serial Bus (USB) yang mudah dibawa kemanapun kita mau, dan bahkan dapat dimasukkan ke dalam saku celana atau baju.
USB sendiri sebenarnya merupakan bentuk transformasi dari medium-medium penyimpanan dokumen sebelumnya. Mulai dari punch card, magnetic tape, puch tape, selectron tube, compaq cassette, magnetic drum, floppy disk, zip disk, hard disk, hard drive, laser disk, compact disk, memory card, usb flash drive, external hard disk, solid state drive, dan penyimpanan digital.
Medium penyimpanan yang disebut terakhir kini begitu populer, khususnya di dunia bisnis. Penyimpanan digital medium yang merupakan penyimpanan dokumen elektronik dengan mengandalkan sistem jaringan internet sehingga si mpunya dokumen dapat mengaksesnya kembali kapanpun dan dimanapun.
Tipe Cloud Storage
Cloud storage terbagi menjadi 3 (tiga) tipe yakni:
1. Public Cloud
Public Cloud adalah sistem penyimpanan dokumen yang dikelola oleh pihak ketiga, dan bersifat non-eksklusif atau publik. Dua contoh paling populer dari tipe Public Cloud adalah Google penyimpanan digital dan Amazon Simple Storage Service.
Public Cloud cocok untuk jenis dokumen yang tidak terstruktur serta level kerahasiaannya tidak terlalu tinggi. Penggunanya biasanya dari kategori perseorangan, mahasiswa atau pelajar untuk kepentingan menyimpan tugas-tugas sekolah, dan tenaga pengajar untuk kepentingan menyimpan karya tulis atau materi pengajaran.
2. Private Cloud
Tipe berikutnya, Private Cloud sistem penyimpanan dokumen yang bersifat eksklusif, biasanya dikelola secara internal oleh sebuah perusahaan atau organisasi. Private Cloud memiliki keunggulan antara lain mudah dimodifikasi, mudah dikontrol, serta dapat dipastikan sistem keamanannya.
3. Hybrid Cloud
Terakhir, Hybrid Cloud merupakan kombinasi dari Public dan Private Cloud. Tipe penyimpanan digital ini menawarkan fleksibilitas sehingga sebuah perusahaan atau organisasi dapat memilah dokumen-dokumen yang tidak terstruktur dan tidak rahasia di tipe Public penimpanan digital, sedangkan yang terstruktur dan rahasia di penyimpanan privat.
Hybrid Cloud dapat menghemat kapasitas ruang penyimpanan di Private Cloud dari dokumen-dokumen yang seharusnya berada di Public Cloud.
Kelebihan Cloud Storage
Setelah mengenal tipe-tipenya, sekarang coba kita tengok plus dan minus dari cloud storage. Mengutip dari netdigix.com, terdapat 6 (enam) kelebihan dari penyimpanan digital yaitu :
1. Aksesbilitas
Aksesbilitas yakni semua dokumen yang disimpan di penyimpanan digital dapat diakses kapanpun dan dimanapun selama didukung oleh jaringan internet.
2. Hemat Biaya
Karena dengan menggunakan penyimpanan digital maka perusahaan setidaknya akan terbebas dari biaya sewa atau beli ruangan tempat penyimpanan dokumen.
3. Aman Dari Bencana
Terlindungi dari bencana karena penyimpanan digital dapat dijadikan tempat menyimpan salinan dokumen-dokumen penting.
4. Fleksibel
Karena penyimpanan digital dapat mengakomodasi kebutuhan penyimpanan dokumen yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Jika kapasitas ruang penyimpanan dokumen yang dibutuhkan hanya 500 terabyte, maka senilai itu pula biaya yang akan dibayar oleh perusahaan.
5. Mempercepat Proses Bisnis
Dengan segala keunggulan yang dimiliki, penyimpanan digital dapat mempercepat proses bisnis sebuah perusahaan. Hal ini terutama berkaitan dengan aksesbilitas yang sangat mudah jika dokumen disimpan di penyimpanan digital.
6. Menguntungkan Perusahaan Dalam Menyimpan Dokumen
Dengan penyimpanan digital maka perusahaan tidak akan dipusingkan dengan masalah kelayakan infrastruktur penyimpanan dokumen karena masalah itu menjadi tanggung jawab pihak penyedia jasa. Secara sederhana, perusahaan sekadar “tahu beres” dokumennya tersimpan dengan baik dan aman.
Kekurangan Cloud Storage
Di samping kelebihan, cloud storage juga memiliki 5 (lima) kelemahan yaitu :
1. Keamanan Dan Privasi
Dua hal ini selalu menjadi isu utama yang menghantui keberadaan teknologi internet. Sebagian kalangan kerap meragukan kemampuan teknologi internet dalam menjamin keamanan serta melindungi privasi penggunanya.
2. Banyak Penyedia Jasa Menawarkan Cloud Storage Dalam Bentuk Paket
Kebanyakan penyedia jasa cloud storage menawarkan produknya dalam bentuk paket-paket dengan kapasitas tertentu. Jadi, pihak perusahaan harus jeli ketika memilih paket yang sesuai dengan kebutuhan. Jika kapasitas yang telah dipilih melampaui batas, maka perusahaan harus mengeluarkan ekstra biaya demi menambah kapasitas.
3. Rentan Serangan Hacker
Cloud storage juga seringkali dianggap rentan diserang hacker (pembajak). Dengan motivasi iseng ataupun kejahatan, hacker terkadang menjadikan cloud storage sebagai target serangan. Idealnya, penyedia jasa cloud storage harus mampu mengantisipasi serangan hacker agar dokumen pengguna jasa terlindungi.
4. Ketidak Cocokan Sistem
Ada kalanya, penyedia jasa cloud storage menerapkan sistem penyimpanan dokumen yang baku sehingga tidak bisa disesuaikan dengan sistem yang diinginkan oleh pengguna jasa. Jika ini terjadi, pengguna akan beralih ke penyedia jasa cloud storage lainnya yang secara sistem cocok.
5. Perubahan Harga
Sebagian kalangan seringkali khawatir harga awal yang ditawarkan penyedia jasa cloud storage akan berubah dalam periode tertentu. Harga awal seolah-olah hanya dijadikan sebagai ‘pancingan’ agar calon pengguna jasa tertarik memakai jasa cloud storage, tetapi di kemudian hari terjadi perubahan harga.
Cloud storage sebagai bagian dari kemajuan teknologi adalah sebuah keniscayaan. Namun, perusahaan memiliki keleluasaan penuh untuk memilih sistem ataupun metode penyimpanan dokumen yang dibutuhkan.
Bagi anda, pimpinan perusahaan yang masih bingung tentang bagaimana sebaiknya dokumen perusahaan disimpan secara aman, silakan berkonsultasi dengan KSI Solusi Arsip.
