Di era teknologi, ternyata masih ada perusahaan di Republik ini yang belum menerapkan sistem pengelolaan Pengelolaan Dokumen Belum Digital. Mereka terkesan masih ‘nyaman’ dengan sistem pengelolaan dokumen konvensional yang bertumpu pada dokumen berbasis kertas (paper-based document). Ironis memang, tetapi inilah fakta yang terjadi di Indonesia.
Alasan kenapa masih ada perusahaan yang belum beralih ke sistem pengelolaan dokumen digital bisa beragam, tetapi biasanya berujung pada 2 (dua) alasan yakni ekonomi dan cara pandang (mindset). Bagi mereka, sistem digital itu memakan biaya banyak. Selain itu, mindset sebagian dari mereka menganggap sistem digital itu rumit.
Masalah Klasik Dalam Pengelolaan Dokumen yang Belum Berbasis Digital
Sah-sah saja sebenarnya jika perusahaan memutuskan untuk tidak atau belum menerapkan sistem pengelolaan dokumen digital. Namun, yang perlu mereka sadari adalah sistem pengelolaan dokumen konvensional itu rentan dihinggapi sejumlah masalah klasik. Berikut ini 6 (enam) masalah klasik tersebut, sebagaimana dikutip dari laman www.dovetail.co.za:
1. Masalah Waktu
Sistem pengelolaan dokumen konvensional jelas membutuhkan waktu yang lebih lama ketimbang sistem pengelolaan dokumen digital. Hal ini terjadi karena dokumennya masih berbentuk fisik, belum elektronik, sehingga cara penanganannya pun memerlukan tindakan fisik.
Misal, ketika sebuah dokumen ingin dikirim dari satu pihak ke pihak lain maka harus diantar oleh seorang kurir. Bayangkan, jika sebuah perusahaan memiliki beberapa cabang, berapa lama waktu yang dibutuhkan seorang kurir untuk mengantar dokumen dari perusahaan induk ke cabang atau dari cabang ke cabang?
Dengan sistem digital yang bertumpu pada dokumen elektronik, waktu tidak akan terbuang percuma. Untuk mengirim dokumen cukup dengan memanfaatkan teknologi internet, misalnya melalui surat elektronik. Dengan begitu, waktu pekerjaan menjadi lebih efektif, efisien, dan produktif.
2. Kesalahan Manusia (Human Error)
Sistem pengelolaan dokumen konvensional memiliki celah yang lebih besar untuk terjadinya human eror. Pasalnya, sistem ini masih sangat mengandalkan peran manusia yang bisa saja membuat kesalahan. Mulai dari kesalahan ringan seperti salah penamaan dokumen atau klasifikasi hingga yang fatal seperti dokumen hilang atau rusak.
Sistem pengelolaan dokumen digital dapat meminimalisir human error karena peran manusia di sini juga sangat minim. Mulai dari pembuatan, penyuntingan, penyimpanan, hingga distribusi dokumen semuanya bertumpu pada teknologi komputer yang secara sistem dapat mengantisipasi terjadinya human error.
Kalaupun terjadi kesalahan serupa dengan human error seperti dokumen terhapus secara sengaja atau tidak, kecanggihan teknologi komputer dapat menemukan kembali dokumen yang terhapus tersebut.
3. Masalah Kerahasiaan
Ada kalanya, sebuah atau beberapa dokumen dengan pertimbangan tertentu dikategorikan sebagai dokumen rahasia. Dokumen jenis ini tentunya butuh penanganan khusus, terutama yang berkaitan dengan keamanan. Dokumen rahasia, apapun yang terjadi jangan sampai bocor ke pihak-pihak yang tidak berhak.
Sistem pengelolaan dokumen konvensional tidak memiliki sistem keamanan yang cukup mumpuni untuk melindungi sebuah dokumen rahasia. Banyak celah yang dapat diterobos oleh oknum-oknum jahat yang ingin mendapatkan dokumen rahasia tersebut. Misalnya, pegawai yang seharusnya melindungi dokumen tersebut bisa saja lalai atau bahkan secara sengaja membocorkannya ke pihak lain.
Dengan sistem pengelolaan dokumen digital, sistem keamanan yang diterapkan berlapis. Yang paling lazim adalah sistem keamanan dengan menggunakan password. Misal sebuah dokumen rahasia disimpan di komputer yang untuk mengaksesnya dibutuhkan password yang hanya diketahui oleh pihak-pihak tertentu yang berwenang.
4. Penyuntingan (Editing)
Dokumen bisnis pada umumnya bersifat dinamis yang artinya dapat berubah sewaktu-waktu. Sebuah perjanjian kerjasama misalnya bisa berubah ketika salah satu pihak merasa keberatan dengan pasal-pasal yang terkandung di dalamnya.
Masalahnya, sistem pengelolaan dokumen konvensional cenderung mempersulit penyuntingan karena dokumennya belum berbentuk elektronik. Jadi ketika hendak disunting, dokumen harus diketik ulang. Berbeda dengan sistem pengelolaan dokumen digital, teknologi komputer menawarkan banyak aplikasi yang memudahkan kita untuk menyunting dokumen.
5. Masalah Ragam Versi
Hal ini masih relevan dengan masalah penyuntingan, dimana ketika sebuah dokumen berubah berkali-kali, maka otomatis akan muncul versi-versi dokumen yang berbeda. Dokumen versi awal tentunya berbeda dengan dokumen versi perubahan pertama, dan seterusnya sehingga berpotensi menimbulkan masalah.
Masalah ragam versi ini kecil kemungkinan terjadi dalam sistem pengelolaan dokumen digital karena kecanggihan sistem komputer dapat mengantisipasinya. Misal, dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word, kita dengan mudah dapat memberi nama dokumen yang telah diubah untuk membedakannya dengan dokumen original.
6. Masalah Akses
Selain kecepatan, kemudahan akses merupakan salah satu keunggulan utama yang ditawarkan oleh sistem pengelolaan dokumen digital. Dalam sistem ini, tidak ada kendala ruang dan waktu seperti yang terjadi pada sistem pengelolaan dokumen konvensional. Dimanapun dan kapanpun, kita dapat mengakses dokumen yang dikelola secara digital.
Setiap perusahaan tentunya tidak mau kegiatan bisnisnya dipusingkan dengan enam masalah klasik sebagaimana dipaparkan di atas. Dampaknya tidak hanya menghambat pertumbuhan perusahaan, tetapi juga berpotensi menimbulkan kerugian. Makanya, beralih ke sistem pengelolaan dokumen digital adalah suatu keharusan. Untuk menuju ke sana, banyak cara yang bisa ditempuh.
Salah satunya dengan menggunakan jasa profesional dan berpengalaman dalam pengelolaan dokumen seperti KSI Solusi Arsip. Layanan KSI Solusi Arsip tidak hanya Pembenahan Arsip, tetapi juga Penyediaan Kotak Arsip, Alih Wujud Arsip, dan Pelatihan Manajemen Arsip.
