Sejak pandemi Covid 19 yang terjadi di seluruh dunia termasuk Indonesia, Membuat event, Webinar atau kegiatan tatap muka (offline) seperti seminar, training, dan workshop menjadi sulit dilakukan. Banyak perusahaan dan organisasi non profit mulai memindahkan format kegiatan yang awalnya offline menjadi online.
Salah satu format yang dilirik adalah menyelenggarakan Webinar. Meski ada berbagai kemudahan dan manfaat untuk mengikuti webinar, namun penyelenggaraan webinar untuk kegiatan training tertentu masih dirasa sulit untuk memancing respon dan interaksi dari peserta.
Selain soal respon dan interaksi, penyelenggaraan seminar juga membutuhkan kejelian dan keahlian tertentu agar acara yang diselenggarakan menjadi menarik dan dapat mendorong pengenalan brands dan juga mendorong pemasaran produk dan jasa.
Langkah-langkah membuat webinar
Pada dasarnya, tidak terlampau banyak perbedaan penyelenggaraan event secara online dan juga offline. Namun bagaimana langkah membuat acara yang baik agar sesuai dengan tujuan yang hendak kamu capai? Yuk, pahami langkah – langkahnya
1. Tentukan Tema Yang Tepat
Sama seperti kegiatan tatap muka, sebelum memulai membuat webinar, kita perlu menentukan topic atau tema yang sesuai. Ada banyak cara memilih tema atau topi yang tepat dan sesuai dengan karakteristik brands anda. Anda bisa memulai dengan membahas perkembangan terkini yang muncul di media ataupun media sosial atau anda bisa memilih pertanyaan – pertanyaan yang sering ditanyakan oleh pelanggan anda melalui berbagai saluran media yang anda miliki.
Tentu saja, seperti halnya penyelenggaraan kegiatan secara offline, seminar yang akan anda buat harus miliki nilai lebih kepada para pelanggan atau calon pelanggan anda. Dengan cara demikian, kepercayaan masyarakat terhadap brands anda akan semakin meningkat dan seminar yang diselenggarakan akan semakin efektif.
2. Waktu yang Tepat Adalah Kunci
Waktu yang tepat menjadi kunci penyelenggaraan webinar yang efektif. Sebagai calon penyelenggara webinar, kita perlu menentukan kapan kira – kira calon pelanggan pontensial mau meluangkan waktu yang untuk mengikuti webinar yang anda selenggarakan.
Sejatinya, tidak ada rumus yang baku mengenai waktu yang tepat untuk membuat webinar. Namun melakukan riset kecil mengenai perilaku calon pelanggan sebaiknya Anda lakukan untuk membantu anda membuat keputusan kapan waktu yang tepat untuk membuat seminar
3. Persiapkan Materi dan Narasumber
Saat tema sudah ditentukan, maka selanjutnya yang harus anda siapkan adalah materi dan narasumber. Anda juga wajib mempertimbangkan pemicu diskusi ketika event sudah mulai masuk ke sesi tanya jawab. Anda juga harus memastikan alur diskusi agar tidak molor dari jadwal yang sudah ditetapkan
4. Menentukan tools webinar yang pas
Saat ini sudah banyak perangkat yang bisa membantu anda menyelenggarakan webinar. Salah satu yang terkenal adalah Zoom.
Namun melakukan riset kecil juga penting agar penggunaannya bisa disesuaikan dengan kebutuhan kita sebagai penyelenggara webinar. Misalnya apakah kita butuh audiens yang lebih besar? Apa tools yang pas? Apakah sudah sesuai dengan anggaran yang kita punyai?
Dengan melakukan riset terlebih dahulu, dapat membantu Anda untuk menentukan tools yang pas sesuai dengan kebutuhan Anda
5. Jangan Lupa Promosikan webinar anda
Setelah semua sudah all set, maka sekarang adalah waktunya Anda melakukan promosi. Untuk membuat promosi, anda dapat membuat landing page dimana calon pelanggan anda dapat melakukan registrasi untuk mengikuti webinar yang akan anda selenggarakan.
Namun jangan asal promosi, anda juga merancang strategi promosi yang tepat. Ada banyak channel untuk melakukan promosi, yang paling umum dilakukan adalah melalui media sosial. Jangan lupa untuk selalu memberi tahu calon pelanggan anda tentang kuota partisipan yang tersedia atau tersisa.
Penutup
Jika anda masih kesulitan dalam menyelenggarakan seminar, anda dapat menghubungi KSI Cipta Media, mereka memiliki paket penyelenggaraan webinar yang harganya sangat terjangkau, cuma IDR 500.000 untuk 4 jam.
