Karakteristik Arsip Digital seiring kemajuan teknologi, arsip bukan lagi hanya berbentuk fisik atau yang dapat dipegang namun sudah berbentuk digital atau elektronik. Perbedaan dari arsip fisik.
Menurut Rifauddin (2016) adalah format penyimpanan yang hanya dapat diproses komputer. Pada dasarnya, arsip digital merupakan catatan yang dibuat atau disimpan dalam bentuk elektronik, baik analog atau digital.
Arsip jenis ini telah mengalami perubahan dari bentuk fisik seperti lembaran kertas menjadi data elektronik. Ataupun, data yang memang sudah berbentuk digital. Proses konversi arsip dari lembaran kertas (Fisik) menjadi data elektronik disebut digitalisasi arsip.
Memiliki kelebihan yang didukung kemajuan teknologi, arsip digital begitu diminati saat ini. Efisien adalah keunggulan dari arsip digital, yang sangat berbeda dengan jenis arsip fisik.
Kelemahan arsip fisik sangat berdampak besar terhadap pemilik arsip seperti, memerlukan perawatan khusus, memerlukan ruangan yang aman dan pekerja arsip. Risiko kerusakan arsip fisik sangat besar dan merugikan di kemudian hari.
3 Karakteristik Arsip Digital
Semua itu dapat terjawab dengan kelebihan yang dimiliki arsip digital. Karena arsip digital memiliki 3 karakteristik sebagai berikut:
1. Arsip Digital lebih Relevan
Merujuk istilah “digitalisasi”, adalah proses pemakaian sistem digital. Arsip digital sangat akrab dengan teknolagi saat ini. Seperti penggunaan computer, scanner, flashdisk dan lain-lain. Kecanggihan teknologi membuat informasi digital lebih dipercayai.
Bahkan untuk bisnis, tiap perusahaan bergantung sepenuhnya pada informasi digital yang telah menjadi aset penting bagi perusahaan.
2. Keamanan Terjamin
Pengolahan arsip dari fisik ke digital memungkinkan kita untuk mengubah. Dimana pada umumnya proses alih media ini menggunakan perangkat komputer dibantu dengan perangkat scanner dalam memproses perpindahan data tersebut.
Secara umum sistem arsip digital merupakan otomasi dari sistem arsip fisik pada umumnya. Sudah pasti tidak akan mengubah bentuk dan isi dari arsip itu sendiri. Jangan khawatir, arsip digital aman dari risiko kerusakan dan kehilangan.
3. Karakteristik Tersendiri
Seperti yang disebutkan di awal, arsip digital hanya dapat diproses oleh teknologi komputer, tentu berbeda dengan arsip fisik yang dapat dikenali hanya dengan dilihat maupun disentuh.
Pengguna arsip ini memerlukan komputer, karena segala elemen di dalam arsip digital hanya dapat diidentifikasi oleh sistem. Untuk itu, arsip digital memiliki karakteristik tersendiri dari pada arsip fisik.
